Ergonomia w aptekach i kategoryzacja leków – cz. 3

Co możemy zrobić, aby nam farmaceutom pracowało się przyjemniej?

Generalnie wszystko zależy od profilu apteki, jeśli jest to np. apteka, w której realizuje się dużo recept np. na insuliny, szczepionki to warto rozważyć umieszczenie lodówki na sali ekspedycyjnej… Jeśli ilość sprzedawanych produktów termolabilnych jest niewielka to proponuję wyrzucić lodówkę do najbliższego magazynu… a miejsce przeznaczyć na kolejną kategorię…

Często odwiedzając różne apteki widzę w „konkurencji” bajzel na pierwszym stole… walają się tam faktury, produkty, które przed chwilą pani mgr proponowała pacjentowi, porozwalane recepty, filiżanki, kubki z kawą… M A S A K R A – jak by nie można jej schować tak abym tego nie widział… poza tym reklamówki, klawiatura, mysz i brak wolnego miejsca na cokolwiek… Przygotowując aptekę pomyśl o „nadstawce” przy stanowisku, pod którą schowasz wszystkie te rzeczy a pacjent nie będzie tego musiał widzieć… co myślisz o osobie która w swoim miejscu pracy ma bałagan?? Wrócisz do niej?? Ja nie…

Drugi problem w aptekach to blat za plecami farmaceuty – skupisko recept niezrealizowanych do realizacji – recepty z deficytami, brakami etc… Przy dużej liczbie pacjentów jest to pewien problem – nawet w mojej aptece – ale jest na to rozwiązanie – dodatkowa półka poza ekspedycją, najlepiej w komorze przyjęć. Osoba przyjmująca towar może od razu odłożyć dany produkt na receptę…

Jak poukładać magazyn…??
Zgodnie z prawem 😉 Ale na serio… Aby dobrze się pracowało dobrze jest zachować alfabet zarówno w ekspedycji w szufladach jak i w magazynie. Niby banał, a jednak… Nie ma nic bardzie frustrującego niż ciągłe szukanie wszystkiego… Szuflady warto poopisywać literkami alfabetu lub kategorii. Nie rozumiem dlaczego część farmaceutów wszystkie leki rx pakuje do szuflad wg alfabetu, tabletki, maści, czopki wszystko razem… Nie łatwiej kategoriami? Ułatwi to też przy okazji „wypchnięcie” potencjalnych zalegaczy czy terminów… „Nieroty” czy potencjalne „terminy” po zagumkowaniu czy innym oznaczeniu wręcz wołają do farmaceuty –
1. weź mnie
2. sprzedaj i
3. nie zamawiaj…

W każdej aptece jest to problem, z którym większość aptek sobie nie radzi… A właściciele aptek klną jak widzą wartość strat w swoich aptekach… Oczywiście nie wszystko uda się pchnąć, ale zawsze warto próbować…

Wracając do magazynów – warto oprócz alfabetu układać towar tzw piatkami… 5 pudełek i gumka recepturka… w ten sposób oprócz porządku masz też pewność, że nic nie brakuje… Załóżmy, że mam na recepcie produkt X, w szufladzie brak, a wiesz, że z tyłu wszystko jest w wielokrotności „5”. Idziesz do magazynu bierzesz 5 pudełek i wybijasz receptę… A w komputerze 6op… wniosek – brak 1 op… pożyteczne?? bardzo – w ten sposób lepiej można panować nad magazynem i sprawnie wychwytywać ewentualne braki…

Jeżeli Twój magazyn pęka w szwach… to znaczy, że ktoś ma problem z zamawianiem a pieniądze są marnotrawione… Im mniejszy magazyn tym lepiej… Kupujesz – sprzedajesz… No chyba że pakiecik na dobrych warunkach, ale pamiętaj… miesiąc leżakowania produktu to utrata 1,5% wartości – ktoś kiedyś to mądrze policzył… Znam kilku właścicieli aptek, którzy tego nie rozumieją i kupują „ciekawostki” na tylko pozornie dobrych warunkach, a potem gonią personel miesiącami, żeby to pchnąć lub utylizują bo data była zbyt krótka…

Szkolenia dla personelu…
Czy warto szkolić personel? Oczywiście, że tak… Ale podpisz aneks z farmaceutą… Nie chcesz chyba zainwestować w człowieka, który zaraz pójdzie do konkurencji.
Czego uczyć pracownika?
To zależy od stanowiska…

Technika i mgr farmacji – uczyć przede wszystkim obsługi pacjenta, standardów obsługi o ile taki w ogóle posiadasz… Szkolenia produktowe są też mile widziane… O ile mgr farmacji jest zobligowany do ustawicznego szkolenia – sam czasami na takich bywam – generalnie NUDA, prawda?

To technicy w ogóle się nie szkolą… niestety. Dlatego też z czasem ta bariera wiedzy między technikiem a mgr się powiększa…
Jeżeli duża część sprzedaży opiera się na dermokosmetykach to warto zainwestować w pracowników i wysyłać ich na szkolenia dermo… W ten sposób zwiększysz szanse na dodatkowy wzrost sprzedaży tej grupy produktów. Nie ma nic gorszego niż czytanie składu czy działania kremu z tekstu znajdującego się na opakowaniu.

Kierownik apteki…
Najważniejsza osoba w aptece… Od której zależy niemal wszystko… Kierownik apteki to swego rodzaju manager… To już nie tylko mgr farmacji sprawdzający recepty i zamawiający towar. To osoba, której kompetencje muszą w obecnych czasach wykraczać znacznie dalej poza sferę apteki…

Słaby Kierownik = słaba apteka…
Świetny Kierownik = Skuteczny manager = świetny zespół = świetna apteka
Tego co w mojej ocenie najbardziej brakuje farmaceutom na stanowisku kierownika to wiedza z pogranicza zarządzania, coachingu i ekonomii nie mówiąc już o marketingu…

Zalecam zdecydowanie szczególnie dla kierowników szkolenia z zarządzania zespołami, oraz przynajmniej z podstaw z marketingu i ekonomii.
Zdecydowanie nie polecam szkoleń teoretycznych, a także warsztatów prowadzonych przez osoby spoza branży, nie farmaceutów… To strata czasu i pieniędzy…

Kto przeszkoli Twój personel lepiej niż praktyk, farmaceuta z podejściem biznesowym??

Mam nadzieję, że dzisiejszy artykuł dał Tobie sporo do myślenia. Jestem przekonany, że zaproponowane przeze mnie zmiany w Twojej aptece przełożą się w krótkim czasie na dodatkowe zyski dla apteki i satysfakcję Twoich pacjentów.